از یک جمله تا نامهٔ کامل اداری
نامه‌نویس تاپ‌گیفت از توضیح کوتاه شما نامه‌ای با همهٔ اجزای رایج می‌سازد: فرستنده، گیرنده و عنوانش، تاریخ، موضوع، خطاب («با سلام و احترام»)، متن اصلی، پایان‌بندی و امضا. تاریخ خودکار اضافه می‌شود و متن در یک تا سه پاراگراف هدف، دلیل و درخواست را می‌گوید. اگر می‌خواهید بدانید هر جزء نامه چرا و کجا میآید (بسمه تعالی، شماره، پیوست، رونوشت)، راهنمای ساختار نامهٔ اداری را ببینید.
کدام نوع نامه؟
- رسمی و اداری: کوتاه و بدون حاشیه؛ در جملهٔ اول می‌گوید چه می‌خواهید و به چه دلیل.
- درخواست: خود درخواست، دلیل آن و زمان یا شرایط مورد نظر، با تشکر و راه تماس.
- اعتراض و تجدیدنظر: محترمانه ولی قاطع؛ موضوع، تاریخ و جزئیات واقعی، آنچه انتظار دارید و مهلت پاسخ، بدون تهدید و اغراق.
- دانشگاهی و درخواست توصیه‌نامه: به استاد، آموزش یا معاونت دانشگاه.
- تقدیر و تشکر، معرفی، همکاری، شرکتی و شخصی رسمی.
فقط با اطلاعاتی که خودتان می‌دهید
نام، سمت، تاریخ‌ها و جزئیات از توضیح شما و نکات ضروری که نوشته‌اید می‌آیند. مبلغ، شمارهٔ نامه، مهلت یا تعهدی که شما ندادهاید ساخته نمیشود و اگر چیزی لازم ولی نامشخص باشد، نامه آن را خنثی بیان میکند. نامهٔ انگلیسی هم با ساختار نامهٔ اداری انگلیسی (Dear …، متن، Sincerely) و جمله‌بندی طبیعی نوشته می‌شود، نه ترجمهٔ کلمه‌به‌کلمه. نامه با ایمیل رسمی هم فرق دارد: نامه ساختار کامل‌تری دارد و ایمیل کوتاه‌تر است و موضوعش جای عنوان نامه را می‌گیرد؛ برای ایمیل از ایمیل‌نویس استفاده کنید.
چطور نامه اداری را با هوش مصنوعی بنویسیم؟
-
نامه را توضیح دهید
بنویسید نامه به چه کسی، دربارهٔ چه و از طرف چه کسی است؛ مثلاً «نامه به مدیر آموزش برای تمدید مهلت پایان‌نامه تا پایان دی».
-
تنظیمات را در صورت نیاز انتخاب کنید
نوع نامه، گیرنده، لحن، طول و زبان در «تنظیمات بیشتر» هستند؛ خالی بمانند از توضیح شما تشخیص داده می‌شوند.
-
ساخت نامه
نامه با فرستنده، گیرنده، تاریخ، موضوع، خطاب، متن، پایان و امضا ساخته می‌شود.
-
بخش‌ها را اصلاح کنید
یک بخش را دوباره بنویسید، نامه را رسمی‌تر یا کوتاه‌تر کنید یا نسخهٔ انگلیسی بگیرید.
-
کپی و چاپ
متن نهایی را کپی کنید و روی سربرگ یا فرم اداره خودتان چاپ و امضا کنید.
امکانات نامه‌نویس تاپ‌گیفت
-
ساختار کامل نامهٔ اداری
فرستنده، گیرنده، تاریخ، موضوع، خطاب، متن، پایان‌بندی و امضا در جای خودشان.
-
12 نوع نامه
رسمی، اداری، درخواست، شکایت، اعتراض و تجدیدنظر، تقدیر، معرفی، همکاری، دانشگاهی، شرکتی، شخصی رسمی و درخواست توصیه‌نامه.
-
تاریخ خودکار
تاریخ روز به نامه اضافه می‌شود؛ تاریخ‌های داخل متن فقط از توضیح شما می‌آیند.
-
فارسی و انگلیسی
نامهٔ انگلیسی با ساختار و عبارت‌های رایج نامهٔ اداری انگلیسی.
-
اصلاح بخش‌به‌بخش
فقط موضوع، خطاب، متن یا پایان را دوباره بنویسید؛ کوتاه‌تر، رسمی‌تر، قاطع‌تر یا محترمانه‌تر.
-
بدون اطلاعات ساختگی
مبلغ، شماره، مهلت یا تعهدی که شما نگفته‌اید اصلاح یا حذف و به شما گزارش می‌شود.
برای چه نامه‌هایی مناسب است؟
- درخواست مرخصی استحقاقی یا ساعتی از مدیر منابع انسانی.
- درخواست تمدید مهلت پایان‌نامه یا تغییر استاد راهنما از آموزش دانشگاه.
- اعتراض به نمره، جریمه یا تصمیم اداری با لحن محترمانه و قاطع.
- درخواست وام، انتقالی یا گواهی اشتغال به کار.
- نامهٔ تقدیر از همکار یا تشکر از یک سازمان پس از همکاری.
- درخواست توصیه‌نامه از استاد برای اپلای.
نمونهٔ واقعی نامهٔ درخواست مرخصی
نامهٔ اداری به مدیر منابع انسانی شرکت نمونه برای درخواست سه روز مرخصی استحقاقی از 12 تا 14 آبان، به دلیل مراسم خانوادگی. نام من علی کریمی، کارشناس واحد پشتیبانی.
از: علی کریمی
واحد پشتیبانی
تاریخ: 13 مهر 1405
مدیر محترم منابع انسانی شرکت نمونه
موضوع: درخواست مرخصی استحقاقی
با سلام و احترام
اینجانب علی کریمی، کارشناس واحد پشتیبانی، به استحضار می‌رسانم که به دلیل برگزاری مراسم خانوادگی، نیاز به استفاده از سه روز مرخصی استحقاقی خود دارم. خواهشمند است با درخواست اینجانب برای روزهای 12 تا 14 آبان‌ماه موافقت فرمایید. …
با احترام
علی کریمی
چه کسانی از نامه‌نویس استفاده می‌کنند؟
-
کارمند
درخواست مرخصی، گواهی، انتقالی یا وام را سریع و با ساختار درست می‌نویسد.
-
دانشجو
نامه به آموزش، معاونت یا استاد را بدون نگرانی از قالب و عبارت‌های رسمی آماده میکند.
-
شهروند
برای اعتراض یا درخواست از اداره و سازمان، نامه‌ای محترمانه و دقیق می‌نویسد.
-
مدیر و کارفرما
نامهٔ تقدیر، معرفی یا همکاری را با لحن مناسب گیرنده تنظیم میکند.
مزایا
- اجزای نامهٔ اداری جا نمی‌افتد.
- تعهد، مبلغ یا شماره‌ای از طرف شما ساخته نمیشود.
- فقط یک بخش را می‌شود دوباره نوشت، نه کل نامه را.
- نامه‌ها خصوصی‌اند و فقط در تاریخچهٔ خودتان دیده می‌شوند.
- بدون ثبت‌نام روزانه 3 نامه قابل نوشتن است.
پیش از چاپ و ارسال بدانید
- سربرگ، مهر، شمارهٔ ثبت و امضای واقعی را نمی‌سازد؛ متن را روی فرم یا سربرگ خودتان بگذارید.
- خروجی فایل Word ندارد؛ متن را کپی کنید.
- فقط فارسی و انگلیسی؛ مهمان‌ها تا 1500 نویسه توضیح و با حساب کاربری تا 8000 نویسه.
- قوانین و آیین‌نامه‌های خاص یک اداره را نمی‌داند؛ اگر نامه باید به ماده یا بخشنامه‌ای استناد کند، خودتان آن را در توضیح بنویسید.
پرسش‌های متداول
نامهٔ اداری با هوش مصنوعی چطور نوشته می‌شود؟
در کادر بنویسید نامه به چه کسی، دربارهٔ چه و از طرف چه کسی است و «ساخت نامه» را بزنید. نامه با فرستنده، گیرنده، تاریخ، موضوع، متن و امضا ساخته می‌شود و می‌توانید هر بخش را جداگانه اصلاح کنید.
نامهٔ رسمی چه ساختاری دارد؟
معمولاً نام گیرنده با عنوان («مدیر محترم …»)، موضوع، سلام و احترام، متن اصلی، پایان‌بندی («با احترام» یا «با تشکر») و نام و امضای فرستنده؛ تاریخ و در صورت نیاز شماره در بالای نامه میآید. نامه‌نویس همین ساختار را می‌سازد.
نامهٔ انگلیسی هم می‌نویسد؟
بله؛ زبان را English بگذارید. نامه با ساختار اداری انگلیسی (Dear …، متن، Sincerely یا Kind regards) و جمله‌بندی طبیعی نوشته می‌شود.
اطلاعات نامه از کجا میآید؟
فقط از توضیح شما و نکاتی که اضافه کردهاید. تاریخ، مبلغ، شماره یا تعهدی که شما ندادهاید ساخته نمیشود؛ اگر چیزی لازم ولی نامشخص باشد، نامه آن را خنثی بیان میکند تا خودتان کاملش کنید.
نامه را می‌توانم در Word ویرایش کنم؟
خروجی Word مستقیم ندارد، ولی متن را کپی و در Word یا هر سربرگی جای‌گذاری کنید. ساختار پاراگراف‌ها حفظ می‌شود.
نامه‌تان را در یک جمله بگویید
موضوع و گیرنده را بنویسید و نامهٔ اداری کامل را با تاریخ و امضا تحویل بگیرید.
ساخت نامه آخرین بازبینی این راهنما: 14 مهر 1405