نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی: شروع، پایان، عبارت‌های کاربردی و نمونه

برای نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی این ترتیب را دنبال کنید: یک Subject کوتاه و مشخص، خطاب با عنوان و نام خانوادگی (Dear Ms. Brown,)، جملهٔ اولی که هدف را می‌گوید (I am writing to ask about …)، یک یا دو پاراگراف کوتاه با جزئیات لازم، یک درخواست یا قدم بعدی روشن، جملهٔ پایانی (I look forward to hearing from you.)، عبارت پایان مثل Kind regards, و نام کامل. ایمیل رسمی انگلیسی از ایمیل فارسی کوتاه‌تر و مستقیم‌تر است؛ احترام در دقت و ادب جمله‌هاست، نه در تعارف.

این راهنما یک بانک عبارت است: شروع‌ها و پایان‌ها بر اساس میزان رسمی بودن، جمله‌های آماده برای درخواست و پیگیری، فرق نامهٔ رسمی و ایمیل، اشتباه‌هایی که از ترجمهٔ تعارف فارسی می‌آید و چهار نمونهٔ کامل. اگر منظورتان را فارسی بنویسید، ایمیل‌نویس فارسی و انگلیسی می‌تواند همان را به‌صورت ایمیل انگلیسی با موضوع و پایان مناسب بنویسد.

ساختار ایمیل رسمی انگلیسی

شروع ایمیل رسمی انگلیسی

خطاب (Salutation)

• Dear Mr. / Ms. [Last name], — رسمی و رایج وقتی نام گیرنده را می‌دانید. Ms. برای خانم‌ها انتخاب امن است و به وضعیت تأهل اشاره نمی‌کند.
• Dear Dr. / Professor [Last name], — برای پزشک، استاد یا دارندهٔ دکترا.
• Dear Hiring Manager, یا Dear Customer Service Team, — وقتی نام را نمی‌دانید ولی نقش را می‌دانید.
• Dear Sir or Madam, — وقتی هیچ نامی ندارید؛ رسمی و کمی قدیمی. To whom it may concern بیشتر برای نامه و گواهی است.
• Hello [First name], — نیمه‌رسمی، وقتی قبلاً با هم مکاتبه داشته‌اید.
• Hi [First name], — دوستانه؛ برای همکار نزدیک یا دوست.

اگر نمی‌دانید گیرنده آقاست یا خانم، نام کامل بدون عنوان بنویسید: Dear Alex Morgan,. این از حدس اشتباه بهتر است.

جملهٔ اول

• I am writing to ask about / to request / to inform you that …
• I am writing regarding [topic / order number].
• Thank you for your email of 3 October regarding …
• Following our call on Monday, I would like to …
• I hope you are well. — اختیاری و کوتاه؛ بیش از یک جمله تعارف نیاورید.

عبارت‌های کاربردی برای بدنهٔ ایمیل

پایان ایمیل رسمی انگلیسی

پایان دو قسمت دارد: یک جملهٔ پایانی که قدم بعدی را می‌گوید، و یک عبارت خداحافظی در سطر جدا به‌همراه نام. جدول زیر عبارت‌ها را از رسمی به دوستانه مرتب کرده است:

جمله‌های پایانی رایج: I look forward to hearing from you.، Please let me know if you have any questions. و Thank you for your help.. فقط یکی را انتخاب کنید؛ سه جملهٔ تشکر پشت هم، ایمیل را طولانی و کمی ناشیانه می‌کند.

Subject خوب برای ایمیل رسمی

• Request for information – summer internship
• Booking enquiry: 2 nights, 14–16 November
• Complaint – order #58213 arrived damaged
• Follow-up: meeting on 3 October

Subject را مثل عنوان پرونده بنویسید: موضوع، و اگر هست شماره یا تاریخ. واژه‌هایی مثل Hello یا Important هیچ اطلاعاتی نمی‌دهند.

نامه اداری انگلیسی با ایمیل رسمی چه فرقی دارد؟

نامهٔ رسمی انگلیسی (Business letter) قالب کامل‌تری دارد و معمولاً چاپ یا به‌صورت PDF پیوست می‌شود. طبق راهنمای مرکز نگارش دانشگاه پردو دربارهٔ نوشتن نامهٔ اداری ساده، اجزای اصلی آن به این ترتیب‌اند: نشانی فرستنده، تاریخ، نشانی گیرنده، خطاب، متن، عبارت پایانی، و در صورت نیاز اشاره به پیوست (Enclosures). در قالب رایج Block، همه‌چیز چپ‌چین است و بین پاراگراف‌ها یک سطر خالی می‌آید.

• تاریخ را با ماه به حروف بنویسید: 5 October 2026 (بریتانیا) یا October 5, 2026 (آمریکا). شکل عددی مثل 05/10/2026 در دو کشور دو معنی متفاوت دارد.
• در نامه، Subject اختیاری است و اگر بیاید، معمولاً به‌صورت Re: … و نزدیک خطاب نوشته می‌شود؛ در ایمیل Subject جای عنوان نامه را می‌گیرد.
• امضای دستی در نامهٔ چاپی بین عبارت پایانی و نام تایپ‌شده می‌آید.

برای نامهٔ کامل، نامه‌نویس ساختار نامهٔ اداری انگلیسی (Dear …، متن، Sincerely یا Kind regards) را می‌سازد و جمله‌بندی را به شکل طبیعی انگلیسی می‌نویسد، نه ترجمهٔ کلمه‌به‌کلمهٔ فارسی.

اشتباه‌های رایج فارسی‌زبان‌ها: ترجمهٔ تعارف

بیشتر ایمیل‌های انگلیسیِ ناجور از ترجمهٔ مستقیم عادت‌های نامه‌نگاری فارسی می‌آیند. چند نمونهٔ رایج:

یک قاعدهٔ ساده: اگر جمله‌ای را فقط به خاطر احترام اضافه کرده‌اید و اطلاعاتی نمی‌دهد، در انگلیسی احتمالاً لازم نیست. یک Thank you for your time در پایان، همهٔ آن احترام را می‌رساند.

چهار نمونه ایمیل انگلیسی (ساختگی)

1. درخواست اطلاعات از یک شرکت

Subject: Request for information – summer internship

Dear Hiring Team,

I am a third-year computer engineering student at [university], and I am writing to ask whether Example Co. offers summer internships for international students. Could you please let me know the application process and deadline?

Thank you for your time.

Kind regards,
Sara Mohammadi

2. رزرو هتل

Subject: Booking enquiry: 2 nights, 14–16 November

Dear Reservations Team,

I would like to book a double room for two nights, from 14 to 16 November, for two adults. Could you please confirm availability and whether breakfast is included?

I look forward to hearing from you.

Best regards,
Ali Karimi

3. شکایت

Subject: Complaint – order #58213 arrived damaged

Dear Customer Service Team,

I am writing about order #58213, which I received on 2 October. The item arrived with a cracked screen; I have attached two photos. I would like to request a replacement or a full refund.

Could you please let me know how you would like me to return the item?

Kind regards,
Maryam Rezaei

در ایمیل شکایت، واقعیت‌ها (شمارهٔ سفارش، تاریخ، مشکل، مدرک) و خواسته را صریح بنویسید و از لحن تند پرهیز کنید؛ لحن آرام و دقیق معمولاً زودتر نتیجه می‌دهد.

4. ایمیل انگلیسی به دوست (غیررسمی)

Subject: Coffee next week?

Hi Sam,

Hope you're doing well! I'll be in town next week and would love to catch up. Are you free on Tuesday or Wednesday afternoon?

Cheers,
Reza

در ایمیل دوستانه کوتاه‌کردن‌ها (I'll، you're) و علامت تعجب طبیعی است؛ همین‌ها در ایمیل رسمی جایی ندارند.

ایمیل رسمی انگلیسی با کمک هوش مصنوعی: نمونهٔ واقعی

این نمونه اجرای واقعی ابزار ترجمهٔ تاپ‌گیفت است، به‌عنوان کاربر مهمان و با متن ساختگی، در حالت «طبیعی» و کاربرد «ایمیل کاری». ورودی فارسی:

سلام آقای جانسون، ممنون بابت پیگیری‌تان. نمونه‌های محصول هفتهٔ آینده ارسال می‌شود و فاکتور نهایی را همراه آن می‌فرستیم. اگر در زمان تحویل تغییری لازم بود، لطفاً تا سه‌شنبه خبر بدهید.

خروجی اصلی و نسخهٔ «رسمی‌تر» که ابزار کنارش پیشنهاد داد، بدون تغییر:

Hello Mr. Johnson, thank you for your follow-up. The product samples will be sent next week, and we will send the final invoice along with them. If any change in the delivery time is needed, please let us know by Tuesday.

Dear Mr. Johnson, thank you for your follow-up. The product samples will be shipped next week, and the final invoice will be included with the shipment. Should any change in the delivery schedule be required, please notify us by Tuesday.

همهٔ اطلاعات (هفتهٔ آینده، فاکتور، سه‌شنبه) حفظ شده و چیزی اضافه نشده است. فرق دو نسخه دقیقاً همان چیزی است که در جدول‌های بالا دیدید: Hello به Dear تبدیل شده و let us know به notify us. برای ایمیل نهایی هنوز دو کار مانده است: سلام را در سطری جدا و با ویرگول بنویسید و یک پایان (Kind regards,) و امضا اضافه کنید، چون ترجمه فقط متن شما را برمی‌گرداند.

اگر به‌جای ترجمهٔ متنی آماده، می‌خواهید از یک جملهٔ فارسی کل ایمیل ساخته شود، ایمیل‌نویس با زبان English، Subject، خطاب، متن، پایان و امضا را جدا می‌سازد، برای Subject گزینهٔ کوتاه‌تر و رسمی‌تر پیشنهاد می‌دهد و عدد، مهلت یا قولی را که در درخواست شما نبود بررسی و به شما نشان می‌دهد. نمونهٔ واقعی آن و ایرادهایی که باید گرفت را در راهنمای ایمیل انگلیسی به استاد آورده‌ایم. برای ترجمهٔ متنی که خودتان نوشته‌اید هم ترجمهٔ طبیعی فارسی و انگلیسی با حالت «حرفه‌ای» مناسب است.

منابع تمرین

برای تمرین بیشتر، بخش انگلیسی کسب‌وکار سایت LearnEnglish بریتیش کانسل درس‌هایی دربارهٔ نوشتن ایمیل دارد و مرکز نگارش دانشگاه پردو هم نکته‌هایی دربارهٔ آداب ایمیل رسمی منتشر کرده است.

وقتی ساختار را یاد گرفتید، نوشتن هر ایمیل تازه چند دقیقه بیشتر طول نمی‌کشد. منظورتان را در یک یا دو جملهٔ فارسی بنویسید و ایمیل رسمی انگلیسی را با هوش مصنوعی آماده کنید؛ بعد با جدول اشتباه‌های رایج، خطاب و پایان را خودتان بازبینی کنید.