چطور ایمیل رسمی بنویسیم؟
ایمیل رسمی پنج بخش دارد و هر کدام یک کار مشخص میکند:
- موضوع (Subject): بدون باز کردن ایمیل بگوید دربارهٔ چیست؛ مشخص، کوتاه (کمتر از حدود 70 نویسه) و بدون اغراق. «پیگیری پرداخت فاکتور شمارهٔ 124» بهتر از «فوری!» است.
- شروع: سلامی متناسب با گیرنده؛ «با سلام و احترام» برای مدیر و استاد، «سلام» برای همکار نزدیک.
- جملهٔ اول: هدف ایمیل را همان اول بگویید، نه بعد از دو سطر تعارف.
- متن: جزئیات لازم را کوتاه و دقیق بیاورید و اگر پیوستی هست به آن اشاره کنید.
- پایان و امضا: درخواست یا قدم بعدی روشن، سپس «با احترام» و نام، سمت و راه تماس.
ایمیل پیگیری (Follow-up) به ایمیل یا قرار قبلی اشاره میکند، درخواست را دوباره و کوتاه میگوید و قدم بعدی را مشخص میکند؛ بدون لحن طلبکارانه. درخواست محترمانه هم روشن است و دلیلش را میگوید؛ احترام در لحن و دقت است، نه در تکرار عبارت‌های تعارفی.
ایمیل‌نویس همین ساختار را برایتان می‌سازد
کافی است بنویسید چه میخواهید بگویید؛ مثلاً «به مشتری بگو پرداخت فاکتور هنوز انجام نشده و مودبانه پیگیری کن». گیرنده، هدف، لحن و طول از همین جمله تشخیص داده میشوند و در «تنظیمات بیشتر» می‌توانید خودتان انتخاب کنید. برای پاسخ، متن ایمیل دریافتی را بچسبانید و بگویید چه جوابی می‌دهید (پذیرفتن، رد، زمان بیشتر، اطلاعات بیشتر و …).
تاریخ، مبلغ، مهلت، وضعیت پرداخت، تخفیف یا قولی که در درخواست شما نبود، پیش از نمایش بررسی و اصلاح یا حذف میشود و این موارد به شما نشان داده میشوند. برای ایمیل انگلیسی، راهنمای ایمیل و نامهٔ رسمی انگلیسی و برای نامه به استاد، نمونه ایمیل به استاد را ببینید.
چطور با ایمیل‌نویس، ایمیل رسمی بنویسیم؟
-
نوشتن یا پاسخ؟
«نوشتن ایمیل» را برای ایمیل تازه و «پاسخ به ایمیل» را برای جواب انتخاب کنید؛ در حالت پاسخ، متن ایمیل دریافتی را بچسبانید.
-
بگویید چه میخواهید
در یک یا چند جمله بنویسید به چه کسی و دربارهٔ چه می‌نویسید و چه نتیجه‌ای میخواهید.
-
تنظیمات را در صورت نیاز تغییر دهید
زبان، لحن، طول، گیرنده و نوع رابطه در «تنظیمات بیشتر» هستند؛ اگر خالی بمانند از جملهٔ شما تشخیص داده میشوند.
-
ساخت ایمیل
ایمیل با موضوع، شروع، متن، پایان و امضا ساخته میشود؛ اگر چیزی از درخواست شما فراتر بوده، کنار نتیجه گفته میشود.
-
اصلاح بخش‌به‌بخش
موضوع تازه، رسمی‌تر یا کوتاهتر کردن، یا نوشتن دوبارهٔ فقط یک بخش؛ بعد کپی کنید.
امکانات ایمیل‌نویس هوش مصنوعی
-
ایمیل و پاسخ ایمیل
ایمیل تازه بنویسید یا به ایمیل دریافتی با تصمیمی که خودتان گرفتهاید پاسخ دهید.
-
موضوع ایمیل جداگانه
«موضوع تازه» فقط Subject را دوباره می‌نویسد و دو گزینهٔ کوتاهتر و رسمی‌تر هم می‌دهد.
-
19 هدف آماده
درخواست، پیگیری، پیگیری پرداخت، شکایت، عذرخواهی، تشکر، درخواست جلسه، ارسال رزومه، رد محترمانه، یادآوری و …
-
11 لحن
طبیعی، حرفه‌ای، رسمی، محترمانه، صمیمی، قاطع، دیپلماتیک، مستقیم، گرم، فروش‌محور و مختصر.
-
فارسی و انگلیسی
نسخهٔ زبان دیگر با ساختار و عرف همان زبان نوشته میشود، نه ترجمهٔ کلمهبهکلمه.
-
نگهبان اطلاعات
عدد، تاریخ، مهلت و قولی که در درخواست شما نبود اصلاح یا حذف و به شما گزارش میشود.
-
بررسی متن
وضوح، لحن، ادب، صراحت، طول و تناسب با گیرنده بررسی و موارد نیازمند توجه علامت‌گذاری میشوند.
برای چه ایمیل‌هایی از آن استفاده کنیم؟
- ایمیل پیگیری پرداخت فاکتور به مشتری، محترمانه ولی روشن.
- ایمیل به استاد راهنما برای ارسال فصل پایاننامه یا درخواست جلسه.
- ارسال رزومه به شرکت با موضوع و متن کوتاه و حرفه‌ای.
- پاسخ به شکایت مشتری، فقط با تعهدهایی که خودتان تأیید کرده‌اید.
- رد محترمانهٔ پیشنهاد همکاری یا درخواست زمان بیشتر برای تصمیم.
- ایمیل انگلیسی به تأمین‌کننده یا شرکت خارجی.
نمونهٔ واقعی ایمیل به استاد راهنما
به استاد راهنمایم، دکتر احمدی، ایمیل بزن و بگو فصل دوم پایاننامه را تمام کرده‌ام و فایلش پیوست است. بپرس اگر وقت دارند هفتهٔ آینده یک جلسهٔ کوتاه برای بررسی بگذاریم. اسم من مریم رضایی است.
با سلام و احترام
جناب آقای دکتر احمدی،
فصل دوم پایاننامه را به پایان رسانده‌ام و فایل آن را جهت مطالعه پیوست می‌کنم. چنانچه امکان داشته باشد، خواهشمندم در هفته آینده یک جلسه کوتاه برای بررسی آن ترتیب دهید. منتظر نظر شما هستم.
با احترام
مریم رضایی
چه کسانی بیشتر به ایمیل‌نویس نیاز دارند؟
-
دانشجو
ایمیل به استاد، دانشگاه یا آموزش را با لحن رسمی و موضوع روشن می‌نویسد.
-
کارمند
ایمیل به مدیر و همکار، پیگیری کار و درخواست جلسه را سریع آماده میکند.
-
کسب‌وکار کوچک
به مشتری پاسخ می‌دهد و پرداخت را پیگیری میکند، بی‌آنکه تخفیف یا تعهد ناخواسته وارد متن شود.
-
کارجو
ایمیل ارسال رزومه و پیگیری درخواست شغل را کوتاه و حرفه‌ای می‌نویسد.
مزایا
- لازم نیست فرم پر کنید؛ یک جمله کافی است.
- قول، مبلغ یا مهلتی از طرف شما ساخته نمی‌شود.
- فقط موضوع یا یک بخش را میشود دوباره نوشت.
- ایمیل‌ها خصوصی‌اند و در آمار ذخیره نمی‌شوند.
- بدون ثبت‌نام روزانه 5 ایمیل قابل نوشتن است.
پیش از ارسال بدانید
- ایمیل را ارسال نمی‌کند؛ متن را کپی کنید و از سرویس ایمیل خودتان بفرستید.
- فقط فارسی و انگلیسی؛ ایمیل آلمانی یا زبان‌های دیگر ساخته نمی‌شود.
- مهمان‌ها تا 1500 نویسه درخواست؛ با حساب کاربری تا 8000 نویسه.
- اگر اطلاعات لازم را ندهید (مثل شمارهٔ فاکتور یا تاریخ)، ایمیل آن را خنثی بیان میکند؛ پیش از ارسال جاهای خالی را کامل کنید.
پرسش‌های متداول
چگونه ایمیل رسمی بنویسیم؟
با موضوع روشن شروع کنید، سلامی متناسب با گیرنده بنویسید، هدف را در جملهٔ اول بگویید، جزئیات را کوتاه بیاورید و با درخواست یا قدم بعدی و امضا تمام کنید. ایمیل‌نویس همین ساختار را از یک جملهٔ شما می‌سازد.
در قسمت Subject ایمیل چه بنویسیم؟
خلاصهٔ چندکلمهای موضوع که بدون باز کردن ایمیل معلوم کند دربارهٔ چیست؛ مثلاً «درخواست جلسه برای بررسی فصل دوم پایاننامه». از کلمههایی مثل «فوری» و علامت تعجب پرهیز کنید.
ایمیل رسمی چه فرقی با ایمیل معمولی دارد؟
ایمیل رسمی برای گیرندهای است که رابطهٔ کاری یا اداری با او دارید: موضوع مشخص، شروع و پایان محترمانه، جملههای کامل و بدون اصطلاح خودمانی. ایمیل معمولی به دوست یا همکار نزدیک میتواند کوتاهتر و صمیمیتر باشد.
ممکن است ایمیل چیزی بگوید که من نگفتهام؟
ایمیل فقط با اطلاعات شما و ایمیل دریافتی نوشته میشود. تاریخ، مبلغ، وضعیت سفارش یا پرداخت، تخفیف، بازپرداخت یا قولی که در درخواست شما نبود پیش از نمایش اصلاح یا حذف و به شما نشان داده میشود.
نسخهٔ انگلیسی ترجمهٔ کلمهبهکلمه است؟
نه. معنا، نامها و عددها حفظ میشوند ولی ایمیل با ساختار و جملهبندی طبیعی انگلیسی نوشته میشود و شروع و پایان آن مطابق عرف همان زبان است.
پاسخ به ایمیل چطور کار میکند؟
متن ایمیل دریافتی را بچسبانید و بنویسید چه پاسخی میخواهید بدهید. پرسشها و درخواستهای ایمیل خوانده میشوند و پاسخ فقط همان تصمیمی را میگوید که شما گرفتهاید.
ایمیل بعدی را در یک جمله بگویید
بنویسید به چه کسی و دربارهٔ چه، و ایمیل آمادهٔ کپی را با موضوع و امضا بگیرید.
ساخت ایمیل آخرین بازبینی این راهنما: 14 مهر 1405